Pasos para implantar el teletrabajo y herramientas

Aunque pueda parecer fácil, el teletrabajo requiere de una serie de pasos a seguir para que este pueda dar frutos positivos. Y, es que de no hacerlo de la forma adecuada, el trabajo a distancia se puede convertir en una gran pérdida de tiempo, tanto para el empleado como para la empresa, repercutiendo negativamente tanto en la productividad del trabajo como en la rentabilidad del negocio.

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Cómo implantar el teletrabajo paso a paso

A la hora de realizar el trabajo fuera de la oficina, los empleados requieren de una serie de condiciones y herramientas que les permita trabajar de la forma más rentable y segura posible. Por ello, los pasos más convenientes para teletrabajar son:

Llegar a un acuerdo en las condiciones de teletrabajo. Se ha de acordar previamente entre la empresa y el trabajador:

Condiciones generales relacionadas con la jornada laboral, así como el horario y la ubicación.
Los procedimientos y métodos a seguir, la forma y el modo de comunicar los resultados.
Las condiciones mínimas que ha de tener el espacio habilitado para trabajar, así como una evaluación de los posibles riesgos laborales.
Los equipos,complementos y herramientas que la empresa va a poner a disposición del trabajador para que este pueda desempeñar su tarea como se haría en un mismo puesto de forma presencial.
Formación específica para el puesto a desarrollar
Por último, y no menos importante, la voluntariedad del trabajador de querer llevar a cabo su puesto de forma remota.

Definir los objetivos a alcanzar. Es muy importante que estos sean cuantificables para que la empresa pueda medirlos y valorar si la productividad alcanzada era la deseada en un principio.
Habilitar al personal con las herramientas, equipos y formación necesaria.
Mantener una comunicación óptima con los empleados que están en casa. Es imprescindible que los trabajadores sientan que hay facilidad de comunicación entre ellos y la empresa, siempre que lo necesiten, por ello, definir los canales de comunicación a usar, el número de reuniones periódicas y los horarios de las mismas, es fundamental para mantener el control.
Fijar herramientas para la gestión y el control de la productividad. Algunos de los recursos más usados para teletrabajar son Trello, Slack, Asana, Microsoft Team y Toggl.
Supervisión periódica. Seguimiento de que las tareas y los objetivos propuestos al trabajador se han cumplido.
Control de los horarios. Se hace imprescindible implantar un protocolo específico para teletrabajar y, es que el hecho de no trabajar desde la oficina central, puede suponer un hándicap a la hora de controlar los horarios y la jornada laboral.
Mejora de la seguridad. El teletrabajo implica que los empleados accedan a la red interna de la empresa para poder desarrollar su labor, por lo que el riesgo de que se filtren datos o sean víctimas de hackers, se multiplica.

Herramientas de teletrabajo

Uno de los aspectos fundamentales del teletrabajo y a la vez, de los más difíciles, es conseguir una buena organización, pues de ello depende que logremos alcanzar los objetivos y metas establecidos por la empresa. Cada vez son más las herramientas y recursos desarrollados pensando en los teletrabajadores. A continuación, vamos a ver algunas de las herramientas más TOPs para teletrabajar.

Herramientas para videoconferencias

Zoom.us: plataforma que permite videoconferencia y audioconferencia entre empresas, posibilitando el envío de mensajes en tiempo real y una participación de 1.000 miembros y hasta 10.000 telespectadores. Por todo ello, esta empresa se ha posicionado como la líder a la hora de realizar comunicaciones de videos empresariales.
Loom: permite grabar la pantalla de tu ordenador de forma sencilla y compartirlo. Herramienta adecuada cuando quieres explicar a tu equipo algún contenido con ejemplos prácticos.
Hangouts: es una herramienta gratis de Google que permite hablar con 10 personas a la vez por medio de mensajes de texto, videollamadas y llamadas de voz.
Whereby: se trata de una web en la que los usuarios pueden crear salas e invitar a los participantes a sus chats de videos a través de enlaces personalizados, estableciendo videollamadas en cuestión de pocos segundos, sin necesidad de descargarse ninguna aplicación o crear un usuario. Destaca por su comunicación segura y encriptada por SSL. El único inconveniente, es que no permite la subida de archivos o documentos dentro de la propia aplicación, pero sí compartir enlaces por su chat.
Slack: plataforma de mensajería que se basa en canales. Muy útil cuando se está trabajando en distintos proyectos, pues permite que cada uno tenga su propio canal específico en el que los miembros implicados pueden trabajar juntos, conectar herramientas y software. Permite la participación de hasta 1.000 personas.
Whatsapp: es la plataforma de mensajería móvil más conocida, permite la creación de chats con 256 miembros.
Teams: herramienta de Microsoft, es un área de trabajo digital que integra reuniones, contenidos y aplicaciones en la que pueden acceder hasta 5.000 miembros y crear hasta 200 canales por un mismo equipo.
Skype: plataforma que permite conectarte con tu equipo desde dónde estés a través de videos, chats de texto y voz.
Adobe Connect: posibilita la conexión en directo entre varios usuarios a la vez.

Herramientas de organización y gestión de proyectos

Discord: muy usada por gamers, es una plataforma que permite la creación de grupos de chats para trabajar, con funciones incorporadas tales como los chats de texto, voz, así como videoconferencias.
Trello: ideada para organizar y planificar proyectos, esta herramienta se basa en la creación de tableros virtuales en los que se pueden subir archivos, crear listas de tareas y dejar comentarios, así como mantener conversaciones con los otros miembros.
Basecamp: aplicación que posee tablero en forma de calendario en el que se ven todos los programas o proyectos, con sus acciones, mensajes, tareas a realizar, archivos compartidos entre miembros, etc.
Asana: permite trabajar en equipo y gestionar los proyectos de una forma muy eficiente, pues los participantes pueden compartir, planificar, organizar y controlar las tareas realizadas por cada miembro.
Todoist: ayuda a organizar tareas, en una especie de lista de cosas que hacer.
Idonethis: hace que la toma de decisiones sea más fácil, pues permite ver el estado de las tareas de cada miembro del equipo.

Herramientas para medir la productividad

EffiWork: permite evaluar los niveles de productividad de los miembros y a optimizar el tiempo.
Focusmate: identifica los cuellos de botella en el trabajo y te ayudará a realizarlo de forma efectiva.
WorkflowMax: herramienta ideal para empresas y autónomos que deben ofrecer un servicio y una facturación en un periodo determinado.
Teamleader: se orienta más a la relación con los clientes pero ayuda en la gestión de proyectos, facturación, gestión de incidencias.
Toggl: contabiliza el tiempo dedicado a cada tarea.
Chimp or Champ: mide de forma anónima el ritmo de trabajo del equipo, así como su grado de implicación y productividad.
Pocket: ayuda a guardar enlaces y artículos para verlos en otro momento sin que caigan en el olvido.

Herramientas para guardar archivos

Google Drive: te permite guardar, compartir y acceder a todos tus archivos, con tan solo crearte una cuenta de gmail.
Dropbox: parecida a la anterior, pero esta herramienta es propia de hotmail.
WeTransfer: similar a las anteriores, la diferencia es que no necesitas tener una cuenta para poder usarla.

Herramientas para gestionar contraseñas

Dashlane: plataforma que permite almacenar todas las contraseñas e información personal sobre un usuario, cuya información sólo puede ser vista por este. También te sugiere cambiar aquellas contraseñas débiles o antiguas por otras, aumentando la seguridad de tu equipo.
Lastpass: su servicio es similar a la herramienta anterior, pero esta se centra más en recordar contraseñas, así como en rellenar automáticamente los datos de pago y envío de los usuarios de una forma totalmente segura.
Keeper: es considerado por los usuarios como uno de los programas más valorados a la hora de salvaguardar los datos y contraseñas de los usuarios frente a ciberataques.

Consejos para teletrabajar

Si hasta ahora has venido desarrollando tu trabajo de forma presencial, y el teletrabajo ha irrumpido en tu vida de forma involuntaria, puede que al principio te sientas perdido/a sobre cómo gestionar, planificar u organizar el trabajo, por ello, aquí van algunos consejos para que le saques el máximo partido al trabajo a distancia.

Crea tu propio espacio de trabajo limpio, ordenado y cómodo en el que te sientas agusto trabajando. A poder ser, que no sea el mismo sitio en el que duermes o realizas tus actividades de ocio.
Di NO al pijama. Al permanecer gran parte del día en casa, puede ser muy tentador permanecer en pijama, pero el hecho de cambiarte de ropa va a hacer que cambies el chip y que te pongas en “modo trabajo”.
Evita distracciones domésticas o digitales. Teletrabajar no significa hacerlo necesariamente desde casa, abriéndote a un amplio abanico de sitios entre los que escoger y te sientas más agusto y concentrado.
Desconecta de las obligaciones a una determinada hora.
Evita el sedentarismo. Es muy importante ejercer el cuerpo y estirar cada ciertos periodos de tiempo. Esto también nos ayudará a desconectar y que al volver a las tareas que estábamos realizando, estemos más centrados.
Planifica tu jornada laboral realizando listas que te permita llevar un control de lo que haces cada día.
Comienza el día con aquellas tareas que entrañan mayor complicación o que te llevarán más tiempo.
Cumple los horarios establecidos, ya sea para trabajar, descansar, comer o dormir. Esto te va a ayudar a crear tu propia disciplina de trabajo.
Mantén conectadas todas las herramientas de trabajo para evitar el aislamiento con tus compañeros y así facilitar la comunicación entre el equipo.
No compartas los dispositivos de uso profesional con el resto de familiares y amigos.
Conéctate siempre a una red wifi segura y haz siempre copias de los trabajos realizados o bien trabajando con documentos en red.